ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ  від 30 серпня 2023р. № 38 а/г

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства

 Квасилівського закладу дошкільної освіти (ясла-садок)

Рівненської міської ради

 

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

1. Інструкцію з діловодства для Квасилівського закладу дошкільної освіти (ясла-садок) Рівненської  міської ради (далі – Інструкція) розроблено відповідно до вимог законів України «Про дошкільну освіту», «Про звернення громадян», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних»; постанов Кабінету Міністрів України: від 17.01.2018. №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», від 14.04.1997. №348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації»; наказу Міністерства освіти і науки України від 01.10.2012. №1059 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах», наказів Міністерства юстиції України: від 18.06.2015. №1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», від 12.04.2012. № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»; наказу Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020. №144 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

2. Ця Інструкція встановлює єдині вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Квасилівському ЗДО Рівненської міської ради (далі – Заклад), а також зразки та перелік документів, що обов’язково створюються під час діяльності закладу із зазначенням строків зберігання.

3. Дотримання вимог і рекомендацій щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, встановлених цією Інструкцією, є обов’язковим для всіх працівників закладу. Працівники закладу при прийнятті на роботу повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати їх.

4. Контроль за виконанням вимог цієї Інструкції покладається на Управління освіти виконавчого комітету Рівненської міської ради.

5. Відповідальність за якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами несе директор Закладу.

6. У Закладі діловодство здійснюється державною мовою.

7. Організація діловодства і контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Закладі здійснюються відповідальною особою (особами), які призначаються директором Закладу. Обов’язки такої особи (осіб) зазначаються в їхніх посадових інструкціях.

8. Функції ведення архіву Закладу покладаються на призначену директором відповідальну особу, у посадовій інструкції якої зазначаються відповідні права, обов’язки та відповідальність.

9. Належне архівне зберігання документів Закладу та обладнання архівного приміщення забезпечує директор закладу.

10. Заклад може створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та цієї Інструкції.

11. Порядок організації діловодства за зверненнями громадян  та запитами на публічну інформацію визначається Законами України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних».

 

ІІ. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

 

1. Загальні вимоги до створення управлінських документів

 

1) Документування управлінської інформації закладу полягає у створенні документів, що спрямовані на вирішення управлінських рішень. Створювані управлінські документи повинні відповідати правовому статусу Закладу.

2) Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначаються актами законодавства, Статутом Закладу, положеннями і посадовими інструкціями.

3) Документи, які формуються у Закладі мають відповідати  діючому ДСТУ (Додаток 1).

4) Організаційно-розпорядча документація закладу поділяється на:

організаційну (Статут, Колективний договір, Правила ВТР, положення, порядки, регламенти, посадові та робочі інструкції, штатні розписи, договори тощо);

розпорядчу (накази);

інформаційно-аналітичну (акти, довідки, заяви, доповідні та пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

5) Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати діючому ДСТУ.

6) Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки, визначені цією Інструкцією  (Додаток 2).

Організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є працівники Закладу та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом.

7) Накази Закладу може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новими наказами. Організаційні та розпорядчі документи Закладу доводяться до виконавців у вигляді копій або витягів.

8) Хід обговорення питань і рішень, що приймаються на засіданнях колегіальних органів Закладу, фіксується у протоколі. Протоколи складаються на підставі записів, зроблених під час засідання, та документів, підготовлених до засідання (текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень, порядку денного, списку запрошених тощо).

2. Бланки документів

 

1) Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках Закладу, що виготовляються згідно з вимогами ДСТУ та цієї Інструкції.

Бланки виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки на папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Для виготовлення бланка розробляється його макет у масштабі 1:1, на якому мають бути нанесені постійні реквізити бланка, необхідні відмітки для перемінних реквізитів, а також зазначені розміри зон розташування реквізитів.

2) В Закладі  використовуються такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) та бланк листа  (додаток 3);

бланки наказів (додаток 4):

- з основної діяльності - о/д;

- з адміністративно-господарських питань - а/г;

- з кадрових питань тривалого строку зберігання – к/тр;

- з кадрових питань тимчасового строку зберігання – к/тм;

- з питань руху вихованців – в.

3) Не на бланках оформлюються деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо).

 

3. Печатки

 

1) Працівники Закладу підписують документи у межах своїх повноважень, визначених законодавством України, Статутом Закладу, посадовими інструкціями, наказами про розподіл обов’язків між адміністрацією Закладу тощо.

Відбитком печатки засвідчується підпис директора Закладу на документах із питань організаційної та фінансово-господарської діяльності (Додаток 5).

Відбиток печатки ставиться так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади директора, який підписав документ.

2) В Закладі застосовуються штампи з повним найменуванням Закладу та іншими реквізитами бланка.

3) Наказом директора визначаються порядок використання, місце зберігання печатки Закладу і працівник, відповідальний за її зберігання.

4) Печатка зберігається у сейфі, що надійно замикається і опечатується.

5) Перевірка наявності печатки і штампів здійснюється директором Закладу.

 

4. Датування управлінських документів

 

1) Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів). Дату оформляють цифровим або словесно-цифровим способом.

Дату підписання, затвердження, прийняття або реєстрації документа оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

25.04.2023

Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число.

2023.04.25

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад:

25 квітня 2023 року

Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч.

Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці.

У внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа.

2) Усі реквізити на документі, пов’язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються. Дата документа проставляється працівником, який його візує, погоджує або затверджує. Дата зазначається нижче підпису ліворуч.

3) Під час реєстрації документа його дата проставляється у лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку. У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дата проставляється автором документа нижче підпису.

 

5. Погодження управлінських документів

 

1) У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проєкту документа.

2) Погодження може здійснюватися як в Закладі директором (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими юридичними особами/Управлінням освіти виконавчого комітету Рівненської міської ради (зовнішнє погодження).

3) Внутрішнє погодження оформляють шляхом проставляння візи. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис».

Головний бухгалтер Закладу

Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

25.04.2023

Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юридичної особи/ Управління освіти виконавчого комітету Рівненської міської ради, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у цьому документі, то гриф погодження (схвалення) складається зі слова ПОГОДЖУЮ, найменування посади (найменування юридичної особи є складовою частиною найменування посади), особистого підпису, власного імені, прізвища особи та дати погодження.

ПОГОДЖУЮ

Начальник Управління освіти

Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

24.04.2023.

Якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то гриф погодження (схвалення) складається зі слова ПОГОДЖЕНО (СХВАЛЕНО), назви виду погоджувального документа в називному відмінку, його дати і номера.

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

педагогічної ради закладу

25.04.2023. № 1

СХВАЛЕНО

Протокол засідання

експертної комісії закладу

05.05.2023. № 1

4) Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Закладі. Проєкти розпорядчих документів візуються на першому примірнику.

Заступник директора з господарства

Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

27.04.2023.

Заступник директора з господарства

Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

Зауваження і пропозиції додаються

25.04.2023.

5) Перелік працівників, які повинні завізувати документ у Закладі, визначає директор, який створює документ, виходячи з його змісту.

6) Внутрішнє погодження проєкту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: працівником, який підготував документ, працівниками, які зазначені у проєкті документа як виконавці, головним бухгалтером (якщо проєкт документа стосується фінансових питань), іншим працівником Закладу, який відповідає за питання, що містяться в проєкті документа.

7) За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

8) Якщо у процесі візування до проєкту документа внесено суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню і повторному візуванню.

9) Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється у такій послідовності:

з Управлінням освіти виконавчого комітету Рівненської міської ради;

із громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з державними установами , органами місцевого самоврядування.

 

6. Затвердження управлінських документів

 

1) Затвердження управлінських документів здійснюється особисто директором Закладу або наказом (в окремих випадках протоколом)  із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином.

2) Наказом затверджуються положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.

У разі затвердження документа рішенням колегіального органу гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера документа у називному відмінку.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол засідання педагогічної ради

ЗДО _________

25.04.2023. № 5

3) Директором Закладу затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (положення, графіки) закладу, протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо).

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

25.04.2023.

 

7. Підписання управлінських документів

 

1) Працівники підписують документи у межах своїх повноважень, визначених у Статуті Закладу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов’язків між адміністрацією Закладу тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності директора закладу.

2) Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної – якщо документ надрукований не на бланку, скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища.

1. Директор ЗДО           підпис    Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

2. Директор          підпис    Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

3) При створенні документів підписується один примірник документа, який є оригіналом. Виняток становлять деякі види документів (наприклад акти, договори, які створюються в кількох примірниках, кожен з яких має силу оригіналу).

4) У разі надсилання документа одночасно кільком закладам/установам однакового або вищого рівня директор Закладу підписує всі його примірники.

5) Два або більше підписів проставляють, якщо за зміст документа відповідають кілька осіб. При цьому підписи працівників розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.

Директор              підпис        Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

Вихователь          підпис        Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

6) Документи колегіальних органів (рішення, постанови) підписує голова колегіального органу. Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу і секретар.

Голова педагогічної ради        підпис        Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

Секретар педагогічної ради   підпис        Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

7) Документи, складені комісією, підписують голова комісії і всі члени комісії.

8) Документи, що підлягають затвердженню (інструкції, положення, правила тощо), підписує директор.

9) У разі тимчасової відсутності директора, назва посади, власне ім’я та прізвище якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, яка виконує її обов’язки. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я та прізвище, прізвище особи, яка підписала документ.

Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед назвою посади.

Вихователь-методист          підпис        Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

 

10) Факсимільне відтворення підпису директора на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

11) Резолюція – це зроблений директором напис на документі, що містить стислий зміст прийнятого ним рішення щодо виконання документа.

Резолюція максимально може складатися з таких елементів: прізвище(-а), власне(-і) ім’я(-ена) виконавця (-ів) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Прізвище, власне ім’я

Прошу підготувати проєкт наказу про звільнення

_____________________ до 27.04.2023.

Особистий підпис

Дата

Якщо доручення надано кільком працівникам, головним виконавцем документа є працівник, зазначений в резолюції першим.

На документах із строками виконання, що не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначають виконавця, підпис директора і дату.

Резолюцію проставляють рукописно безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту або на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції або документ підлягає поверненню, або це електронний документ, то резолюцію оформлюють на окремому аркуші або спеціальному бланку, на якому зазначають дату.

До вх. № ------ від 25.04.2023.

 

8. Загальні вимоги до тексту управлінських документів

 

1) Текст управлінського документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним, інформативним. Відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

2) Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину, мету створення документа, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.

3) Під час складання документів вживається діловий стиль.

4) Текст документа оформляють у вигляді суцільного зв’язного тексту, або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується для складання організаційно-розпорядчих документів.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначаються підстава, або мета складання документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція закладу дошкільної освіти.

5) У тексті документа, підготовленого відповідно до інших документів, зазначаються його реквізити у такій послідовності: назва виду документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Приклад:

Наказ Міністерства освіти і науки України від 01 жовтня 2012 року № 1059 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах»

6) Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифра ми з дужкою. Розділи нумеруються римськими цифрами, а також в окремих випадках вони можуть поділятися на глави.

7) Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені ознаки, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

8) Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак.

Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення.

№ з/п

ПІБ

Назва закладу дошкільної освіти

Посада

Стаж роботи

1

2

3

Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому куті – слова «Продовження додатка».

Продовження додатка

1

2

3

9) В Закладі текст наказу викладається від першої особи – НАКАЗУЮ.

У протоколах застосовується форма викладу тексту від третьої особи множини за схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини («Заклад дошкільної освіти не заперечує», «Заклад дошкільної освіти вважає за необхідне»).

 

9. Особливі вимоги до складання деяких видів документів

Наказ

 

1) Наказ – розпорядчий документ, який видає директор на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими. Накази Закладу підписуються директором, а за його відсутності – особою, яка виконує його обов’язки, та реєструються в  книгах реєстрації наказів.

Підготовку проєкту наказу може ініціювати директор або вихователь-методист, головний бухгалтер – представники адміністрації або діловод (відповідно до визначених посадовою інструкцією повноважень).

Якщо ініціатором підготовки наказу є представник адміністрації, то необхідність його видання повинна бути обґрунтована в доповідній записці. Рішення директора виражається резолюцією.

2) Будь-який наказ оформлюють на бланку наказу Закладу дошкільної освіти.

3) Зміст наказу коротко викладається у заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про прийняття на роботу власне ім’я прізвище») або іменника («Про підсумки...», «Про кадрові питання...»).

4) Структура тексту наказу, як правило, складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися зі слів «На виконання», «З метою», «Керуючись…» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, дата, номер, заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Констатуюча частина може не зазначатися, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, наприклад у наказах з кадрових питань (особового складу).

5) Розпорядча частина наказу починається дієсловом, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка, наприклад «НАКАЗУЮ:».

6) Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (конкретні особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «педагогічним працівникам закладу».

7) У наказах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – його ім’я та по батькові.

Формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України (КЗпП) або іншим правовим актам.

У разі приймання або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат, код професії.

У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

Накази з кадрових питань (особового складу) оформлюють у вигляді індивідуальних (стосуються одного працівника) і зведених (стосуються кількох працівників).

У зведених наказах до розпорядчої частини включаються пункти, що містять інформацію, у такій послідовності: переведення, преміювати, нагородити. У межах цих пунктів підпунктами зазначають прізвища працівників за алфавітом. При цьому до одного зведеного наказу не можуть включатися пункти з інформацією, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

8) Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

Якщо наказом відміняється попередній наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …».

9) Останній пункт наказу у разі потреби може містити рішення про покладення на працівника Закладу функцій з контролю за виконанням наказу.

10) Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.

11) З наказом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

12) Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року.

13) У Закладі створюються такі види наказів:

накази з основної діяльності  – №  о/д;

накази з адміністративно-господарських питань  – №  а/г ;

накази з кадрових питань тривалого строку зберігання – №  к/тр;

накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання – №  к/тм;

накази з питань руху вихованців – №  в.

 

Протокол

 

14) Протокол – документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.

Протоколи засідань педагогічних рад, інших дорадчих та колегіальних органів складаються в стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання.

У разі потреби за рішенням загальних зборів (конференції) колективу протоколи загальних зборів (конференції) колективу можуть складатися у повній формі.

15) Нумерація протоколів засідань педагогічної ради ведеться у межах навчального року, протоколів виборних органів – у межах їх повноважень.

Нумерація протоколів ведеться окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.

16) Датою протоколу є дата проведення засідання.

Заголовок до тексту протоколу має відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ім’я голови або головуючого на засіданні, зборах тощо, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У разі потреби за рішенням відповідного органу у списку присутніх зазначаються посади запрошених осіб та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

17) Вступна частина містить порядок денний: перелік розглянутих на засіданні питань.

Слова «Порядок денний:» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про…».

18) Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

для стислої форми протоколів: «СЛУХАЛИ - УХВАЛИЛИ»;

для повної форми протоколів: «СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ».

Після слова «СЛУХАЛИ» з нового рядка зазначаються прізвище та власне ім’я кожного доповідача.

У повній формі протоколу після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.

19) Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини.

Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді додається до протоколу».

Після слова «УХВАЛИЛИ» фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

У разі якщо приймається рішення про схвалення, погодження, затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами. У відповідних пунктах протоколу проставляються посилання на ці додатки.

Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального органу та секретар (за наявності). Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.

 

Листи

 

20) Листи складаються з метою обміну інформацією між закладом та органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими і службовими особами, закладами, установами, організаціями та іншими фізичними і юридичними особами.

21) Бланки листа мають такі реквізити:

найменування засновника (засновників) закладу (наприклад, Рівненська міська рада);

повне найменування закладу відповідно до установчих документів (наприклад, заклад дошкільної освіти (ясла-садок) №---- Рівненської міської ради);

довідкові дані про заклад (поштова адреса, номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).

22) Реквізити листа: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який надається відповідь (за потреби), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (за потреби), підпис, відмітка про виконавця.

23) Датою листа є дата його підписання, яка має збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

24) Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...», «роз’яснюємо, що...». Зазвичай у листі порушується одне питання.

Акт

 

        25) Акт – документ, складений групою осіб для засвідчення встановлених фактів або подій. Акти оформлюються за результатами ревізій фінансово-господарської діяльності, під час приймання-передавання справ, списання майна тощо.

        26) Датою акта є дата його складення.

        27) Текст акта складається зі вступної та констатуючої частин.

У вступній частині зазначаються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

У констатуючій частині викладаються суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.

У кінці тексту акта записуються дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження.

        28) Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

        29) У разі зміни директора Закладу, приймання-передавання документів і справ здійснюється згідно з  актом передачі документів, які формуються і зберігаються у Закладі.

 

10. Засвідчення копій та витягів службових документів

 

1) Заклад має право засвідчувати копії документів, що створюються у ньому, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

2) Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

3) Копії документів виготовляються і видаються на вимогу інших установ або громадян з дозволу директора закладу.

4) Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.

5) Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

6) Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису директора, який засвідчує копію, її імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки закладу.

7) У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки закладу.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «КОПІЯ».

8) Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються і відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою «Всього в копії _____ арк.».

9) Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні і вільні:

- факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;

- особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається у діловодстві закладу;

- на копіях вихідного документа, що залишаються у діловодстві закладу, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Дата, індекс

Текст документа

Реквізит «Підпис» (без особистого підпису)

Згідно з оригіналом

Діловод

Підпис, Власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

Дата

- на копіях вихідних документів, що залишаються у діловодстві закладу, повинна  бути віза директора.

- факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування у закладі (наприклад копії наказів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення;

- вільні копії виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

10) Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на загальному бланку закладу із дотриманням таких вимог:

у назві виду документа зазначається: «витяг з наказу», «витяг з протоколу»;

відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;

з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки (за необхідності).

Витяги із протоколів засвідчує секретар, який складає протоколи і здійснює їх зберігання, з наказів – працівник, який відповідає за їх зберігання.

11) Особливим видом копії документа є дублікат – повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки закладу і підпис директора на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

 

III. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

1. Вимоги щодо організації документообігу та визначення його обсягу

 

1) Особа, відповідальна за організацію діловодства в Закладі здійснює первинне опрацювання документів, що надійшли до закладу, їх попередній розгляд, вхідну реєстрацію, передає директору на розгляд.

2) Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації мають проходити та опрацьовуватися у закладі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

3) Підрахунок кількості документів у закладі здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх, вихідних документів у місцях їх реєстрації.

 

2. Приймання, первинне опрацювання документів та їх попередній розгляд

 

1) Усі документи, що надходять до закладу, приймаються особою, відповідальною за діловодство.

2) У разі надходження документів у сканованій формі їх інформацію роздруковують на папері із проставленням на верхньому полі документа надпису «Отримано в електронній формі».

3) Факт надходження документа до закладу обов’язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження, яка проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування закладу – одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа.

4) Первинне опрацювання документів передбачає перевірку правильності доставки кореспонденції та її цілісності.

Документи, надіслані не за адресою, повертаються відправникові без їх розгляду.

Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто».

5) У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у Закладі.

6) Адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів зберігаються і додаються до документів, а також конверти, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли в конверті відсутні окремі документи, або встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.

7) Документи підлягають попередньому розгляду у день їх надходження. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

8) Метою попереднього розгляду документів є:

виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду директором;

відбір документів, що не підлягають реєстрації.

9) Обов’язковому розгляду директором підлягають акти органів державної влади, органів місцевого самоврядування, доручення посадових осіб Управління освіти виконавчого комітету Рівненської міської ради, запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності закладу і потребують вирішення безпосередньо директором.

Інші документи передаються працівникам відповідно до їх функціональних обов’язків.

10) Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження передбачені у Статуті Закладу (положеннях про структурні підрозділи), наказах про розподіл обов’язків між директором та відповідальними особами, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності закладу, номенклатура справ, схеми проходження документів.

 

3. Реєстрація документів

 

1) Документи в Закладі реєструються централізовано незалежно від способу їх створення, одержання чи відтворення. У Закладі може застосовуватися автоматизована форма реєстрації документів з використанням спеціальних комп’ютерних програм.

Службовий документ, отриманий закладом або створений ним, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду закладу з моменту його реєстрації.

2)Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань педагогічних рад, комісій тощо).

Під час реєстрації документів у закладі необхідно дотримуватися таких вимог:

документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;

документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження;

документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів.

Окремо реєструються:

вхідні документи;

вихідні документи;

накази з основної діяльності ;

накази з адміністративно-господарських питань ;

накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання;

накази з кадрових питань у тривалого строку зберігання;

накази з руху вихованців;

внутрішні документи (протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки, заяви працівників тощо);

рішення колегіальних органів;

бухгалтерські документи;

звернення громадян, у тому числі батьків або законних представників вихованців;

запити на публічну інформацію.

3) Документи, які надходять до Закладу, реєструються у журналі реєстрації вхідних документів, ті, що відправляються, – у журналі реєстрації вихідних документів (Додаток 8), внутрішні – у журналі реєстрації внутрішніх документів, накази – у книгах реєстрації наказів. Звернення громадян та запити на публічну інформацію – у відповідних журналах.

4) Під час реєстрації документу надається цифрове (буквенно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються у закладі, зокрема індексами за номенклатурою справ.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується у закладі, наприклад: 23/01-12, де 23 - порядковий номер, 01-12 - індекс справи за номенклатурою.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватись у зворотній послідовності – індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатися також інший індекс, що застосовується у закладі) та порядковий номер, наприклад: 02-10/5, де 02-10 - індекс справи за номенклатурою, 5 - порядковий номер.

Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року.

З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс.

У внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа.

5) У Закладі застосовується журнальна форма реєстрації.

4. Організація передачі документів та їх виконання

1) Зареєстровані документи передаються на розгляд директору в день їх надходження. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

2) Документи, розглянуті директором, повертаються з резолюцією щодо їх виконання відповідальній особі за організацію діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.

Документ, виконання якого доручено кільком особам, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх у резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

3) За виконання документа відповідають особи, зазначені у наказі, резолюції директора, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

4) Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із директором усі невиконані документи.

5. Організація контролю за виконанням документів

1) Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

2) Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на директора закладу.

3) Типові строки виконання документів встановлюються нормативно-правовими актами, а індивідуальні – наказом закладу або резолюцією директора.

4) Строки виконання внутрішніх документів обчислюються у календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший робочий день після неробочого дня.

5) Документ, в якому не зазначено строк виконання, повинен бути виконаний не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту його реєстрації у закладі, до якого надійшов документ.

Завдання, визначене у службовому документі, виконується у встановлений строк.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

6) Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

7) Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою директора закладу.

У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційних документів.

8) Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції директора закладу.

Відмітку про контроль позначають великою літерою «К» чи словом «Контроль» (рукописно або з використанням штампа) на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.

9) Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки директор закладу або інші відповідальні особи.

Виконані документи подаються на підпис директору не менш як за один день до закінчення строку їх виконання з метою залишення певного часу на їх доопрацювання за рішенням директора.

6. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

1) Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською службою.

Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відповідальною особою закладу відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (із змінами).

2) Вихідні документи надсилаються не пізніше наступного робочого дня.

IV. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

1. Складання номенклатури справ

1) Номенклатура справ призначена для встановлення у Закладі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом.

2) Номенклатура справ закладу (зведена номенклатура) складається відповідальною особою згідно функціональних обов’язків.

3) Під час розроблення номенклатури справ Закладу використовуються Статут, положення про структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні номенклатури справ; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання закладу на наступний рік.

4) Номенклатура справ розробляється не пізніше 15 листопада поточного року, підписується директором Закладу.

5) У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності Закладу.

6) До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

7) Номенклатура справ Закладу (зведена) складається за уніфікованою формою.

8) Номенклатуру справ закладу оформлюють так, як визначено інструкцією (Додаток 6).

Графа 1 містить інформацію про індекс документа, який відображає номер розділу та порядковий номер документа у розділі.

У графі 2 зазначається назва заголовка справи. Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування», «фінансова документація» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (особові тощо), вживають термін «справа», наприклад: «Особова справа ХОРОШОЇ Інни  Іллівни ».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани-графіки, анкети, довідки тощо) про проведення огляду стану діловодства у закладі». Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи – додатки до будь-якого нормативно-правового акта або наказу закладу. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад: «Документи до протоколів засідань педагогічної ради закладу».

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Накази з основної діяльності».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і стислий зміст документів, наприклад: «Листування з Управлінням освіти про ________».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування із Рівненською міською радою з питань ____________________».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію підвищення фахової кваліфікації педагогічних працівників закладу».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад: «План роботи закладу на 2023 -2024 н.р.».

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації закладу, листування тощо.

Вказівку на наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: «Накази з основної діяльності закладу за 2023 рік (копії)».

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за типовими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання (Додаток 7).

9) Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» (експертна комісія).

10) Номенклатура справ затверджується директором Закладу.

11) Номенклатура справ складається у двох примірниках. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в директора, другий - у відповідальної за діловодство особи.

12) Номенклатура справ закладу наприкінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується директором і вводиться в дію з 01 січня нового року.

2. Формування справ

1) Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком особових справ (формуються протягом періоду роботи особи у закладі), документів закладу, що характеризують освітній процес (формуються за навчальний рік);

вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

2) Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

3) Положення, правила, інструкції тощо, затверджені наказами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією.

4) Накази з основної діяльності, (якщо виділено окремо -  з адміністративно-господарських питань), з кадрових питань (тимчасового і тривалого строків зберігання).

Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності закладу (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання.

5) Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

6) Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

7) Затверджені плани, звіти, кошториси, титульні списки групуються у справи окремо від проєктів цих документів.

8) Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

9) В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про приймання на роботу, письмовий трудовий договір, копії або витяги з наказів про приймання на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з наказів про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з наказів про звільнення з роботи.

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

10) Звернення громадян з питань діяльності Закладу та всі документи з їх розгляду і виконання групуються окремо від звернень громадян з особистих питань. Кожне звернення і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Повторні звернення і документи з їх розгляду систематизують у справи разом з попередніми.

11) Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Закладі здійснюється директором.

3. Зберігання документів

1) Документи з моменту створення чи надходження зберігаються в Закладі відповідно до номенклатури справ.

2) Відповідальна особа за діловодство  зобов’язана забезпечити зберігання документів і справ.

3) Для зберігання справ використовують картонні теки із клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатись у вертикальному положенні у шафах, що закриваються під ключ. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

4) Не дозволяється вилучення оригіналів документів із справ.

5) У разі втрати документів і справ, що числяться за номенклатурою, складається відповідний акт.

V. ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ

1. Нормативно-методичні засади експертизи цінності документів

1) Експертиза цінності документів проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із нормативно встановленими строками їх зберігання, затверджених відповідно до законодавства, типових і примірних номенклатур справ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності.

2) Для організації та проведення експертизи цінності документів у Закладі може створюватися  Експертна комісія (ЕК), яка діятиме на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5.

3) У своїй діяльності ЕК Закладу керується принципами і критеріями експертизи цінності документів, установленими Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

2. Порядок проведення експертизи цінності документів

1) Експертиза цінності документів у Закладі проводиться:

у поточному діловодстві – під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;

в архів Закладу – у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання.

2) Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ:

постійного зберігання;

тривалого (понад 10 років) зберігання;

тимчасового зберігання (до 10 років включно);

ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ закладу.

3) Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2023 році, починається з 01 січня 2024 року.

4) Відповідальна особа за діловодство, на підставі описів справ, готує річні розділи зведених описів справ:

постійного зберігання ;

тривалого (понад 10 років) зберігання;

з кадрових питань.

5) Справи з кадрових питань систематизуються у такій послідовності:

накази з кадрових питань;

журнали реєстрації наказів з кадрових питань;

особові справи працівників;

бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);

документи про тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));

документи про проведення атестації;

документи про нещасні випадки (акти, протоколи, висновки, журнали);

журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків;

журнали обліку руху трудових книжок та вкладок до них;

незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки).

6) Особові справи вносяться до опису за роком звільнення працівника і систематизуються за прізвищами звільнених працівників в алфавітному порядку.

7) Директор зобов’язаний забезпечити збереження документів, а у разі після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в цьому Закладі - забезпечити передання документів для постійного зберігання до відповідної архівної установи Рівненської міської територіальної громади.

VI. КОМПЛЕКТУВАННЯ АРХІВУ ЗАКЛАДУ

1. Джерела комплектування та склад документів архіву

1) Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві закладу .

2) В архіві зберігаються:

закінчені документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені у закладі;

документи з кадрових питань (особового складу) працівників;

документи закладів-попередників;

документи особового походження працівників закладу, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону, що надійшли на підставі заяви їх власника;

друковані видання, що доповнюють архівні документи, необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи.

2. Вимоги до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню

1) Справи Закладу підлягають оформленню під час їх заведення у діловодстві та під час підготовки їх на архівне зберігання.

2) Оформлення справ здійснюється відповідальною особою за діловодство.

3) Залежно від строків зберігання документів здійснюється повне або часткове (спрощене) оформлення справ.

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігаються у теках (папках) із зав’язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

4) Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи.

5) Оправлення справ здійснюється з метою збереження їх фізичного стану. Документи, що містяться у справі, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку з картону. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.

У разі наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок тощо) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, вони вилучаються зі справи і на них укладається окремий опис.

6) Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорною світлостійкою пастою.

3. Складання та оформлення описів справ

1) Заклад зобов’язаний описувати документи постійного та тривалого  зберігання.

2) На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації Закладу такі описи складаються обов’язково.

3) Описи справ Закладу складаються щороку.

4) Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

5) Опис справ закладу підписується відповідальною особою за діловодство і затверджується директором закладу.

VІI. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА

ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН

1. Загальні положення

1) Громадяни України мають право звернутися до закладів із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке ж право на подання звернення, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

2) Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності закладу.

Заява (клопотання) – звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності закладу, а також висловлення думки щодо поліпшення його діяльності. Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями закладів чи їх посадових осіб.

3) До рішень, дій (бездіяльності), які можуть бути оскаржені, належать такі у сфері управлінської діяльності, внаслідок яких:

порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина (групи громадян);

створено перешкоди для здійснення громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;

незаконно покладено на громадянина які-небудь обов'язки або його незаконно притягнуто до відповідальності.

4) Звернення може бути подано окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).

5) Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку та записується (реєструється) відповідальною особою за діловодство .

6) Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. У зверненні також може бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним.

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження.

7) Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

Якщо питання, порушені в одержаному Закладом зверненні, не входять до його повноважень, воно в термін не більше п'яти днів повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення закладом, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

9) Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає директор, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

10) Забороняється переслідування громадян і членів їх сімей за подання звернення за критику у зверненні щодо діяльності та рішень Закладу.

Ніхто не може бути примушений до подання власного чи підписання колективного звернення або участі в акціях на підтримку звернень інших осіб чи організацій.

11) Не допускається розголошення одержаних із звернень відомостей про особисте життя громадян без їх згоди та іншої інформації, якщо це порушує права і законні інтереси громадян. Не допускається з'ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягає розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.

Ця заборона не поширюється на випадки повідомлення інформації, що міститься у зверненні, особам, які мають відношення до вирішення справи.

12) Дія Закону «Про звернення громадян» не поширюється на порядок розгляду заяв і скарг громадян, встановлений кримінальним процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством, законодавством про захист економічної конкуренції, законами України «Про судоустрій і статус суддів» та «Про доступ до судових рішень», Кодексом адміністративного судочинства України, законами України «Про засади запобігання і протидії корупції», «Про виконавче провадження».

13) Діловодство щодо звернень громадян ведеться у порядку, який встановлюється цією Інструкцією.

14) Заклад зобов'язаний розглянути пропозиції (зауваження) та повідомити громадянина про результати розгляду.

15) Відповідь за результатами розгляду заяв (клопотань) в обов'язковому порядку дається за підписом директора.

Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у заяві (клопотанні), доводиться до відома громадянина у письмовій формі з посиланням на Закон України «Про звернення громадян» і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

16) Громадянин може подати скаргу особисто або через уповноважену на це іншу особу. Скарга в інтересах неповнолітніх осіб подається їх законними представниками.

До скарги додаються документи, необхідні для розгляду скарги, які після її розгляду повертаються громадянину.

19) Скарга на рішення закладу може бути подана до Управління освіти та/або Рівненської міської ради - засновника закладу, протягом одного року з моменту його прийняття, але не пізніше одного місяця з часу ознайомлення громадянина з прийнятим рішенням. Скарги, подані з порушенням зазначеного терміну, не розглядаються.

20) Громадянин, який звернувся із заявою чи скаргою до закладу, має право:

подавати додаткові матеріали або наполягати на їх запиті закладом, який розглядає заяву чи скаргу;

бути присутнім при розгляді заяви чи скарги;

одержати письмову відповідь про результати розгляду заяви чи скарги;

висловлювати усно або письмово вимогу щодо дотримання таємниці розгляду заяви чи скарги.

21) Заклад у межах своїх повноважень зобов'язаний:

об'єктивно, всебічно і вчасно перевіряти заяви чи скарги;

у разі прийняття рішення про обмеження доступу громадянина до відповідної інформації при розгляді заяви чи скарги скласти про це мотивовану відмову;

на прохання громадянина запрошувати його на засідання закладу, що розглядає його заяву чи скаргу;

скасовувати або змінювати оскаржувані рішення, якщо вони не відповідають закону або іншим нормативним актам, невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій, виявляти, усувати причини та умови, які сприяли порушенням;

забезпечувати поновлення порушених прав, реальне виконання прийнятих у зв'язку з заявою чи скаргою рішень;

письмово повідомляти громадянина про результати перевірки заяви чи скарги і суть прийнятого рішення;

вживати заходів щодо відшкодування у встановленому законом порядку матеріальних збитків, якщо їх було завдано громадянину в результаті порушення його прав чи законних інтересів, вирішувати питання про відповідальність осіб, з вини яких було допущено порушення;

у разі визнання заяви чи скарги необґрунтованою, роз'яснити порядок оскарження прийнятого нею рішення;

не допускати безпідставної передачі розгляду заяв чи скарг іншим органам;

особисто організовувати та перевіряти стан розгляду заяв чи скарг громадян, вживати заходів до усунення причин, що їх породжують, систематично аналізувати та інформувати громадськість про хід цієї роботи через розміщення інформації на сайті закладу.

22) Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник закладу встановлює необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

23) Заклад розглядає звернення громадян, не стягуючи плати.

24) Директор зобов'язаний проводити особистий прийом громадян.

Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години. Графіки прийому доводяться до відома громадян через розміщення інформації на сайті Закладу. Порядок прийому громадян визначається директором.

Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

25) Особи, винні у порушенні Закону України «Про звернення громадян», несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену законодавством України.

26) Подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію Закладу та його працівників, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших дій, тягне за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством.

27) Витрати, зроблені закладом у зв'язку з перевіркою звернень, які містять завідомо неправдиві відомості, можуть бути стягнуті з громадянина за рішенням суду.

 

2. Організація діловодства за зверненнями громадян

1) Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Особиста відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян покладається на директора Закладу.

2) Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та реєструватися у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, – наступного після нього робочого дня Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Облік особистого прийому громадян ведеться у відповідному журналі або за допомогою електронно-обчислювальної техніки. Письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

3) У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.

4) У разі коли про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

5) Відповідальність за збереження документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на діловода закладу.

Зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, як правило, п'ятирічний термін.

 

3. Прозорість та інформаційна відкритість закладу освіти

1) Заклад зобов’язаний оприлюднювати на своєму веб сайті інформацію про свою діяльність згідно переліку, визначеного статтею 30 закону України «Про освіту»:

статут закладу;

ліцензію на провадження освітньої діяльності;

структуру та органи управління закладу;

кадровий склад закладу згідно з ліцензійними умовами;

освітні програми, що реалізуються в закладі, та перелік освітніх компонентів, що передбачені відповідною освітньою програмою;

територію обслуговування, закріплену за закладом засновником;

ліцензований обсяг та фактичну кількість осіб, які навчаються у закладі;

мову (мови) освітнього процесу;

наявність вакантних посад, порядок і умови проведення конкурсу на їх заміщення (у разі його проведення);

матеріально-технічне забезпечення закладу (згідно з ліцензійними умовами);

результати моніторингу якості освіти;

річний звіт про діяльність закладу;

правила прийому до закладу;

умови доступності закладу для навчання осіб з особливими освітніми потребами;

перелік додаткових освітніх та інших послуг, їх вартість, порядок надання та оплати, тощо;

правила поведінки здобувача освіти в закладі;

річний план;

план заходів, спрямованих на запобігання та протидію булінгу (цькуванню)/мобінгу в закладі;

порядок подання та розгляду (з дотриманням конфіденційності) заяв про випадки булінгу (цькування) в закладі;

порядок реагування на доведені випадки булінгу (цькування) в закладі та відповідальність осіб, причетних до булінгу (цькування);

результати інституційного аудиту;

результати громадської акредитації закладу;

іншу інформація, що оприлюднюється за рішенням закладу або на вимогу законодавства.

2) Заклад, у разі отримання публічних коштів, зобов’язаний оприлюднювати кошторис і фінансовий звіт про надходження та використання всіх отриманих коштів, інформацію про перелік товарів, робіт і послуг, отриманих як благодійна допомога, із зазначенням їх вартості, а також про кошти, отримані з інших джерел, не заборонених законодавством.

3) Інформація та документи, якщо вони не віднесені до категорії інформації з обмеженим доступом, розміщуються для відкритого доступу не пізніше ніж через десять робочих днів з дня їх затвердження чи внесення змін до них, якщо інше не визначено законом.

 

 Додаток 1

до Інструкції

ВИМОГИ

до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації

Назва	Вимоги
Склад реквізитів документів	1 — зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим 2 — зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки для товарів і послуг) 3 — найменування юридичної особи вищого рівня 4— найменування юридичної особи 5 — найменування структурного підрозділу юридичної особи 6 — довідкові дані про юридичну особу 7 — код форми документа 8 — код юридичної особи 9 — назва виду документа 10 — дата документа 11 — реєстраційний індекс документа 12 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 13 — місце складення документа 14 — гриф обмеження доступу до документа 15 — адресат 16 — гриф затвердження документа 17 — резолюція 18 — відмітка про контроль 19 — заголовок до тексту документа 20 — текст документа 21 — відмітка про наявність додатків 22 — підпис 23 — відбиток печатки 24 — віза документа 25 — гриф погодження (схвалення) документа 26 — відмітка про засвідчення копії документа 27 — відомості про виконавця документа 28 — відмітка про ознайомлення з документом 29 — відмітка про виконання документа 30 — відмітка про надходження документа до юридичної особи 31 — запис про державну реєстрацію 32 — відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації
Зображення Державного Герба України	Дозволено розміщувати зображення Державного герба України на бланках документів органів місцевого самоврядування, а також на бланках документів інших юридичних осіб, для яких органи місцевого самоврядування є органами вищого рівня. Зображення Герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках документів юридичних осіб Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України згідно із Законом України
Зображення емблеми	Зображення емблеми на бланку документа не відтворюють, якщо на бланку є зображення гербів. Не можна замінювати найменування юридичної особи зображенням емблеми, навіть якщо найменування повністю відтворено в зображенні. Цей реквізит використовують лише разом із найменуванням юридичної особи. Розміри зображення емблеми не обмежуються. Рекомендована висота зображення — не більша ніж 17 мм. Зображення емблеми реєструють в установленому законодавством порядку.
Код організації	Проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію (09)
Назва юридичної особи вищого рівня	Найменування юридичної особи вищого рівня зазначають скорочено. Якщо немає офіційного скорочення цього найменування, то його зазначають повністю. Найменування юридичної особи вищого рівня розміщують вище найменування юридичної особи – автора документа
Назва закладу освіти	Назва закладу освіти – автора документа має відповідати повному найменуванню, зазначеному у статуті (положенні). Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи, якщо його офіційно зафіксовано у статуті (положенні). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них. У разі оформлення документів, підготовлених кількома юридичними особами, їхнє найменування розміщують на одному рівні, а назву виду документа — посередині. Ліворуч зазначають дату документа, праворуч — реєстраційний індекс документа. У цьому разі зображення гербів, емблем) не відтворюють
Назва структурного підрозділу закладу освіти	Найменування структурного підрозділу юридичної особи, зокрема відокремленого структурного підрозділу, зазначають у разі, якщо структурний підрозділ є автором документа, і розміщують нижче найменування юридичної особи. Вимоги до написання найменування структурного підрозділу юридичної особи, зокрема відокремленого підрозділу, установлені наказом Міністерства юстиції України
Довідкові дані про заклад освіти	Довідкові дані про заклад містять: ·     поштову адресу; ·     номери телефонів, факсів, телексів; ·     рахунків у банку; ·     адресу електронної пошти, веб-сайту тощо). Їх розміщують нижче назви закладу освіти або структурного підрозділу
Назва виду документа	Зазначають на бланку конкретного виду документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів, окрім листів. Назва виду документа (наказ, рішення, протокол, акт, довідка, доповідна записка тощо) друкується ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ та має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичній особі. Такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів згідно з ДКУД та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу юридичної особи, закріпленому в положенні (статуті). Назву виду документа на поздовжніх бланках розміщують посередині, а на кутових – у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи»
Дата документа	Це, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Крім того, датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юридичної особи, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом: 02.11.2021 2021.11.02 02 листопада 2021 року 02 листопада 2021 р. У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим. У спільних документах, підготовлених від імені двох і більше юридичних осіб, зазначають одну дату, що відповідає даті проставлення останнього підпису. Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці. У внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа. У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи, згідно з постановою Кабінету Міністрів України. Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR-код (21 мм × 21 мм) — у нижньому лівому куті першої сторінки документа
Реєстраційний індекс документа	Реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою. 123/01-10, 123/01-10, де 123 – порядковий вхідний номер документа у межах року, 01-10 – індекс справи за номенклатурою справ 321/01/01-10, де 321 – порядковий вхідний номер документа у межах року, 01 – номер структурного підрозділу, 01-10 – індекс справи за номенклатурою справ 01-10/456, де 01-10 – індекс справи за номенклатурою справ, 456 – порядковий вихідний номер документа у межах року У спільному документі, підготовленому від імені двох і більше юридичних осіб, реєстраційний індекс має містити індекси, присвоєні документу кожною з цих юридичних осіб, які проставляють через правобічну похилу риску в тій послідовності, у якій документ підписано його авторами. 987/321/654 Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа	Посилання на реєстраційний індекс і дату документа має містити реєстраційний індекс та дату того документа, на який дають відповідь. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа розміщують нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.     від 02.11.2021 №23/01-13 На № _________ від ___________ АБО від 02.11.2021 №23/01-13                               На № _________ від ___________
Місце складення або видання документа	Місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім листів. Місце складення документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа». Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014.
Адресат	Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку. Департамент освіти і науки Київської обласної державної адміністрації   У найменуванні адресата допустимо зазначати скорочене найменування юридичної особи ДОН КОДА   У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата. Директору Департаменту освіти і науки Київської обласної державної адміністрації Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ   Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному. Департамент освіти і науки Київської обласної державної адміністрації Відділ дошкільної, загальної середньої та позашкільної освіти Начальнику відділу Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ   Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено. Керівникам закладів дошкільної освіти   Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.   До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку. Департамент освіти і науки Київської обласної державної адміністрації вул. Хрещатик, 6, м. Київ, 01001   Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище та власне ім'я адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс. Петру Іванченку вул. Садова, буд. 7, кв. 24, м. Узин, Білоцерківський р-н, 09161
Гриф затвердження документа	Затвердження управлінських документів здійснюється особисто керівником закладу відповідно до його повноважень або розпорядчим документом закладу із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином. ЗАТВЕРДЖУЮ Директор Підпис власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ 07.03.2021   У разі затвердження документа рішенням колегіального органу гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера документа у називному відмінку. ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол засідання педагогічної ради 06.05.2018 N 40   Перелік видів документів, що мають бути затверджені з проставлянням грифа затвердження, визначає заклад освіти на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства
Відмітка про контроль	Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений термін. Відмітку про контроль позначають великою літерою «К» чи словом «Контроль» (рукописно або з використанням штампа) на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту.
Заголовок до тексту документа	Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа. Заголовок до тексту документа має бути коротким, граматично узгодженим із назвою документа, точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?».   Наказ (про що?) про надання відпустки Лист (про що?) про організацію конференції Протокол (чого?) засідання атестаційної комісії Посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста
Текст документа	Містить інформацію, заради фіксування якої було створено документ. Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу. Для чіткої організації текст поділяють на дві смислові частини: ·     опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа; ·     висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, їх реквізити зазначають у такій послідовності: назва виду документа, назва установи (автора документа), дата, реєстраційний індекс, заголовок до тексту
Відмітка про наявність додатків	Розміщують під текстом документа. Додатки до документів можуть бути трьох видів: ·       додатки-документи (інструкції, правила тощо), що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами. На них можуть проставляти гриф затвердження; ·       додатки (графіки, схеми, таблиці, списки тощо), що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (наказу, плану, звіту, інструкції тощо). Їх оформлюють на стандартних аркушах. У верхньому правому куті першого аркуша зазначають слово «Додаток». Якщо додатків кілька, на них зазначають порядкові номери. Знак № перед цифровим позначенням не ставлять; ·       додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом; Про наявність додатків до документа зазначають після тексту документа перед підписом. Якщо документ має додатки, повну назву яких наводять у тексті, відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: на 7 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, повну назву яких у тексті не наводять, ці назви необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників. Додатки: 1.    Довідка про виконання плану ремонтних робіт за I квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим. 2.    Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.   Якщо до документа додають інший документ з додатками, відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: Висновок служби охорони праці від 14.09.2018 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим.   За великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до опису на 3 арк.   Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють так: Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу   У додатках довідкового характеру (графіки, схеми, таблиці, списки, форми тощо) до основного документа, затвердженого розпорядчим документом, відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка. Додаток 3 до Інструкції з діловодства (пункт 1.6 розділу ІІ)   У розпорядчому документі відмітку про наявність додатка оформлюють безпосередньо в тексті документа словами: «що додається», «(додається)», «згідно з додатком 1», «відповідно до додатка 2» або «див. додаток З». А на самому додатку до розпорядчого документа у верхньому правому куті першого аркуша проставляють відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Додаток 1 до наказу ЗДО «Світанок» 20 листопада 2019 року № 321 Якщо до розпорядчого документа є один додаток, то його не нумерують. За наявності кількох додатків зазначають їхні порядкові номери. Знак «№» перед цифровими позначеннями не ставлять. На другому та наступних аркушах додатка роблять відмітку «Продовження додатка». Усі додатки до документів візує працівник, який створив документ, та керівник структурного підрозділу юридичної особи, у якому його створено
Підпис	Складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища. 1. Голова Державного комітету статистики України  Підпис         Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ 2. Голова                      Підпис         Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ   Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Директор                     Підпис             Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ Головний бухгалтер     Підпис             Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ   Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні. Заступник Міністра юстиції України Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ   Заступник Міністра фінансів України Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ   Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар. Голова дирекції                        Підпис             Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ Секретар дирекції       Підпис             Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ   У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник". Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобічну похилу риску перед назвою посади не дозволено Завідувач господарства                        Підпис             Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ
Гриф погодження документа	Розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, власного імені і прізвища, дати погодження. ПОГОДЖУЮ Директор Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ 05.02.2001   Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання педагогічної ради закладу 23.01.2001 N 2
Візи документа	Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, власного імені і прізвища особи, яка візує документ, дати візування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Завідувач господарства Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ 18.09.2021 Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації
Відбиток печатки	Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або проставляють на окремо виділеному для цього місці з відміткою «М. П.». Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає заклад на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства
Прізвище виконавця і номер його телефону	Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа Маніленко Інна 123 45 67 Маніленко 123 45 67 Маніленко Інна 123 45 67, 765 43 2 Маніленко Інна 123 45 67 Матвійчук Сергій 765 43 21
Відмітка про ознайомлення з документом	З наказом ознайомлений: Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ Дата   З посадовою інструкцією ознайомлена: Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ Дата
Вимоги до оформлення документів	Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Допустимо використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо. Для друкування реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати розріджений шрифт розміром 14-6 друкарських пунктів. Для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт. Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 – через 1 міжрядковий інтервал. Під час оформлення документів, за потреби, можна застосовувати інші міжрядкові інтервали. Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал. Реквізити документа відокремлюють один від одного через 1,5—3 міжрядкових інтервали.   Реквізити «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи», «Назва виду документа» друкують великими літерами.   Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади.   Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») — 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.   Під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа: 10 мм — для абзаців у тексті; 90 мм — для реквізиту «Адресат»; 100 мм — для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа»; 125 мм — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».   Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».   У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження (схвалення) документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий — через 100 мм від межі лівого поля.   Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки (видання), слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.   Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.   Тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша

 

 

ВИМОГИ

до оформлення документів,

що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

 

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12–14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8–12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 × 297 мм) рекомендовано друкувати через 1–1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 × 210 мм) — через 1 міжрядковий інтервал.

Документи повинні мати такі поля (міліметрів):

·        30 — ліве;

·        10 — праве;

·        20 — верхнє та нижнє.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5–3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

·        12,5 міліметра — для абзаців у тексті;

·        92 міліметри — для реквізиту «Адресат»;

·        104 міліметри — для реквізитів «Гриф затвердження»;

·        125 міліметрів — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ».

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — від межі лівого поля; другий — через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

 

 

 

Додаток 3

до Інструкції

 

БЛАНК ДЛЯ ЛИСТУВАННЯ

 

РІВНЕНСЬКА МІСЬКА РАДА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ

КВАСИЛІВСЬКИЙ ЗАКЛАД ДОШКІЛЬНОЇ ОСВІТИ (ЯСЛА-САДОК)
 РІВНЕНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

вул. Молодіжна,  26 , сел. Квасилів, Рівненський район, Рівненська область, 35350,  тел. (0362) 20-41-94,
 e-mail: kvasuliv_sadok@ukr.net, web: http://leleka.rv.ua/, код ЄДРПОУ 25315035

 

від _________20___  № _________                                                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                         

Директор                                                                                       Ольга ЛИСАК                                             

Т. виконавця 0964638426

 

М.П.

 

 

 

 

 

 

 

 

                           Додаток 4

до Інструкції

 

БЛАНКИ  НАКАЗІВ

 

БЛАНК  НАКАЗУ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

 

 

УКРАЇНА

КВАСИЛІВСЬКИЙ ЗАКЛАД ДОШКІЛЬНОЇ ОСВІТИ (ЯСЛА-САДОК)

РІВНЕНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

 

НАКАЗ

15 січня  2023 року                            сел. Квасилів                                        № 1 о/д

Про  

 

НАКАЗУЮ:

 

 

 

 

 

Директор                                                                                      Ольга ЛИСАК

 

З наказом ознайомлені:                                                          

__  ________ 2024 року

 

 

 

БЛАНК  НАКАЗУ З АДМІНІСТРАТИВНО ГОСПОДАРСЬКИХ ПИТАНЬ

 

 

УКРАЇНА

КВАСИЛІВСЬКИЙ ЗАКЛАД ДОШКІЛЬНОЇ ОСВІТИ (ЯСЛА-САДОК)

РІВНЕНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

 

НАКАЗ

15 січня  2023 року                         сел. Квасилів                                № 1 а/г

Про  

 

НАКАЗУЮ:

 

 

 

 

 

Директор                                                                                      Ольга ЛИСАК

 

З наказом ознайомлені:                                                          

__  ________ 2024 року

 

 

 

 

 

 

 

БЛАНК  НАКАЗУ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ

ТРИВАЛОГО СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ

 

 

УКРАЇНА

КВАСИЛІВСЬКИЙ ЗАКЛАД ДОШКІЛЬНОЇ ОСВІТИ (ЯСЛА-САДОК)

РІВНЕНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

 

НАКАЗ

15 січня  2023 року                            сел.  Квасилів                                     № 1 к/тр

Про  

 

НАКАЗУЮ:

 

 

 

 

 

Директор                                                                                      Ольга ЛИСАК

 

З наказом ознайомлені:                                                          

__  ________ 2024 року

 

 

 

БЛАНК  НАКАЗУ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ

ТИМЧАСОВОГО СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ

 

 

УКРАЇНА

КВАСИЛІВСЬКИЙ ЗАКЛАД ДОШКІЛЬНОЇ ОСВІТИ (ЯСЛА-САДОК)

РІВНЕНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

 

НАКАЗ

15 січня  2023 року                           сел. Квасилів                                № 1 к/тм

Про  

 

НАКАЗУЮ:

 

 

 

 

 

Директор                                                                                      Ольга ЛИСАК

 

З наказом ознайомлена:                                                          

__  ________ 2024 року

 

 

 

 

БЛАНК  НАКАЗУ З ПИТАНЬ РУХУ ВИХОВАНЦІВ

 

 

УКРАЇНА

КВАСИЛІВСЬКИЙ ЗАКЛАД ДОШКІЛЬНОЇ ОСВІТИ (ЯСЛА-САДОК)

РІВНЕНСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

 

НАКАЗ

15 січня  2023 року                           сел. Квасилів                                        № 1 в

Про  

 

НАКАЗУЮ:

 

 

 

 

 

Директор                                                                                      Ольга ЛИСАК

 

З наказом ознайомлені:                                                          

__  ________ 2024 року

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 5
до Інструкції

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок, вилучення справ для знищення, передачі справ під час ліквідації закладу тощо).

2. Довідки (лімітні, про виплату страхових сум, про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату, про нараховану заробітну плату тощо).

3. Договори (про матеріальну відповідальність, про оренду приміщень, про виконання робіт тощо).

4. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

6. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

7. Кошторис витрат (на калькуляцію за договором тощо).

8. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

9. Номенклатури справ.

10. Описи справ.

11. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, про преміювання).

12. Протоколи.

13. Реєстри (бюджетних доручень).

14. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

15. Статут закладу дошкільної освіти.

16. Титульні списки.

17. Трудові книжки.

18. Штатні розписи.

 

      Додаток 6

     до Інструкції

 Квасилівський заклад                                               ЗАТВЕРДЖЕНО

дошкільної освіти (ясла-садок)                                Наказ  директора                       

Рівненської міської ради                                            Квасилівського ЗДО                                                                 

                                                                                      від 15.11.2023  № 44 а/г

                                                                                                                                        

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ             

№      1      

 

На  2024 рік

 

 

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

 

 

Відповідальний за ведення діловодства	______________ (підпис)	__________________
___  ____________ 20___ року

 

 

 

 

СТРОКИ
зберігання документів

 

№ п/п	Вид документів	Строк зберігання документів
1	Накази директора закладу:
	а) з основної діяльності - о/д	75 р.
	б) з кадрових питань - к/тр	75 р.
	в) з кадрових питань- к/тм
	г)  з адміністративно господарських питань - а/г
	д) з питань руху вихованців - в
2	Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації	До заміни новими
3	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян	5 р.
4	Документи (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи) про стан роботи закладу з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян	5 р.
5	Листування про перевірку пропозицій, заяв, скарг громадян	5 р.
6	Статут та положення закладу дошкільної освіти	До ліквідації закладу
7	Документи (аналітичні огляди, довідки, доповідні записки) з основної діяльності, що подаються в управління освіти	5 р.
8	Штатні розписи та переліки змін до них	10 р.
9	Посадові інструкції працівників	До заміни новими
10	Документи (звіти, довідки, доповідні записки, висновки) про створення дошкільного навчального закладу, його реорганізацію, перейменування)	До ліквідації закладу
11	Документи (договори, доповідні записки, довідки, плани, звіти) про надання організаціями допомоги, в тому числі благодійної, навчальним закладам	5 р.
12	Реєстраційні картки і журнали, бази даних:
	а) організаційно-розпорядчої документації	До ліквідації закладу
	б) вхідних, вихідних та внутрішніх документів	3 р.
13	Картки і журнали реєстрації телеграм і телефонограм, телексів, телефаксів	1 р.
14	Статистичні звіти й таблиці з усіх основних видів діяльності	До ліквідації закладу
15	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію	3 р.
16	Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності	Доки не мине потреба
17	Довідки, що подаються до бухгалтерії на оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків та інші	Доки не мине потреба
18	Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва	До ліквідації закладу
19	Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших перевірок; документи (довідки, доповідні записки) до них	5 р.
20	Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та інші)	3 р.
21	Договори, угоди (господарські, операційні, трудові та інші)	3 р.
22	Договори про матеріальну відповідальність	5 р.
23	Колективні договори	До ліквідації закладу
24	Документи (протоколи, доповідні записки, довідки) про хід і підсумки виконання умов, угод та колективних договорів	10 р.
25	Акти перевірки виконання колективних договорів	5 р.
26	Листування про складання угод та колективних договорів, хід, підсумки їх виконання	5 р.
27	Журнал (табель) обліку робочого часу працівників	3 р.
28	Документи (характеристики, акти, доповідні записки, довідки, листування) про притягнення до відповідальності осіб, які порушили трудову дисципліну	3 р.
29	Документи (довідки, списки, листування) про преміювання	3 р.
30	Положення про преміювання	До заміни новими
32	Акти, накази, розпорядження з охорони праці та безпеки життєдіяльності	5 р.
33	Документи (довідки, доповідні записки, звіти) про виконання наказів, розпоряджень з охорони праці та безпеки життєдіяльності	5 р.
34	Документи (доповідні записки, інформації) про поліпшення умов праці, стан охорони праці та безпеки життєдіяльності	5 р.
35	Документи (висновки, акти, протоколи, атестаційні картки) з питань атестації робочих місць за умовами праці	10 р.
36	Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь	45 р.
37	Протоколи атестації з охорони праці та безпеки життєдіяльності	5 р.
38	Журнали обліку інструктажу з охорони праці та безпеки життєдіяльності	10 р.
39	Відомості про нещасні випадки	5 р.
40	Документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків	45 р.
41	Журнали реєстрації нещасних випадків	45 р.
42	Приписи, постанови санітарно-епідеміологічної служби про накладення штрафів за порушення санітарно-гігієнічних норм і правил	10 р.
43	Акти, анкети обстеження умов праці працівників	5 р.
44	Документи (заявки, відомості, листування) про потребу у кадрах, молодих спеціалістах	3 р.
45	Документи до наказів з особового складу (подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не ввійшли до складу особових справ	3 р.
46	Контракти, договори про прийняття на роботу, переведення, звільнення працівників	75 р.
47	Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів):
	Особові справи (картки обліку, прийняття, переміщення та звільнення) осіб, які працюють у закладі (у тому числі за сумісництвом)	75 р.
	Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу	1 р.
48	Списки (штатний склад) працівників закладу	75 р.
49	Довідки про наявність вакантних посад	1 р.
50	Списки кандидатів на висування за посадою (резерв)	5 р.
51	Оригінали особових документів (дипломи, атестати, трудові книжки)	До запитання, не затребувані — не менше 50 р.
52	Журнали обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них	50 р.
53	Списки військовозобов’язаних	1 р.
54	Картотеки, картки обліку військовозобов’язаних	3 р.
55	Графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток	3 р.
56	Заяви про надання навчальних відпусток	3 р.
57	Довідки, видані співробітникам про стаж і місце роботи тощо	3 р.
58	Документи про атестацію закладу (документи про ліцензування)	Доки не мине потреба
59	Довідки, доповідні записки про стан навчально-виховної і методичної роботи та заходи щодо її вдосконалення	10 р.
60	Книга протоколів засідань педагогічної ради закладу	10 р.
61	Списки рекомендованих підручників, методичних і навчальних посібників	1 р.
62	Листування про організацію навчально-виховної і методичної роботи в закладах	3 р.
63	Протоколи засідань атестаційних і кваліфікаційних комісій	10 р.
64	Документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації	10 р.
65	Підсумкові зведення, відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації	5 р.
66	Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій	5 р.
67	Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації	3 р.
68	Заяви про незгоду з постановами атестаційних і кваліфікаційних комісій, документи (довідки, висновки) про їх розгляд	3 р.
69	Листування про атестацію і встановлення кваліфікації	3 р.
70	Документи (подання, характеристики, витяги з рішень профспілкових комітетів, нагородні листи) про подання про нагородження грамотами міністерств, профспілкових органів	3 р.
71	Документи (подання, клопотання, анкети, характеристики, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень профспілкових органів) про подання про присвоєння почесних звань (у тому числі про відхилені подання)	3 р.
72	Документи (подання, клопотання, характеристики, нагородні листи, довідки, витяги з рішень профспілкових органів про подання про нагородження державними нагородами України)	5 р.
73	Протоколи батьківських зборів і засідань батьківських комітетів	5 р.
74	Книги обліку дітей у закладі	3 р.
75	Табелі відвідування дітьми закладу	3 р.
76	Документи (копії свідоцтв про народження, медичні довідки), що подаються при прийманні дітей у заклади	1 р. після вибуття дитини з закладу
77	Направлення в заклади дошкільної освіти	3 р.
78	Відомості про облік оплати за харчування дітей у закладах	1 р.
79	Книги бракеражу готової продукції	1 р.
80	Книга бракеражу сирої продукції	1 р.
81	Книга складського обліку продуктів харчування	2 р.
82	Журнал заявок на продукти харчування	1 р.
83	Журнал обліку виконання норм харчування	1 р.
84	Журнал обліку відходів продуктів харчування	2 р.
85	Медичні картки дітей у закладах	1 р. після вибуття дитини з закладу
86	Правила внутрішнього трудового розпорядку	1 р. після заміни новими
87	Акти про порушення правил внутрішнього розпорядку	1 р.
88	Листування про затвердження печаток та штампів	3 р.
89	Журнали реєстрації місцевих відряджень	1 р.

  

Додаток 8
до Інструкції

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів*

 

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент, дата та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Резолюція або відповідальний виконавець	Підпис особи, яка отримала документ	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4	5	6

____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.

ЖУРНАЛ реєстрації документів, створених закладом*

 

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4

_____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.