ПОЛОЖЕННЯ про архівний підрозділ Квасилівського закладу дошкільної освіти (ясла-садок) Рівненської міської ради

Додаток № 2 до наказу № 13

від 27.02.2014 року

                                                                                  ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

Квасилівського ЗДО

                        _____________Ольга ЛИСАК             

ПОЛОЖЕННЯ 

про архівний підрозділ Квасилівського закладу дошкільної освіти (ясла-садок) Рівненської міської ради

 1. Згідно з Законом України «Про національний архівний фонд та архівні установи» у Квасилівського ЗДО створено архівний підрозділ для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадились за час його діяльності.

2. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією України і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується наказами державного комітету архівів України (далі  - Держкомархівів).

3. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує  завідувач і звітує перед ним про проведену роботу.

 4. Коло   службових   обов'язків   відповідального  за   роботу   архівного

підрозділу визначається посадовою інструкцією, яку затверджує завідувач.

 5. Основними завданнями архівного підрозділу є:

- приймання від структурних підрозділів закладу та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

-  контроль стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах закладу;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ Квасилівського дошкільного навчального закладу (ясла-садок), перевірка відповідності формування документів у справі затвердженій номенклатурі;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників закладу, які відповідають за роботу з документами.

 6. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

- вимагати від структурних підрозділів закладу передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати структурним підрозділам закладу рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

- запитувати від структурних підрозділів закладу відомості,  необхідні для роботи;

- інформувати завідувача про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо його поліпшення;

- брати участь у нарадах, що проводяться в закладі, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

 7. Відповідальною за роботу архівного підрозділу призначається особа з базовою вищою та повною вищою освітою і стажем роботи не менше як три роки.

 8. До складу документів архівного підрозділу входять:

- закінчені у поточному діловодстві документи з паперового основою, віднесені до тривалого (понад 10 років) зберігання, створені у закладі;

 9. Документи з паперовими носіями інформації передаються із структурних підрозділів закладу до архівного підрозділу через два роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, затвердженого Держкомархівом.

 10. Установляються такі граничні строки тимчасового зберігання документів  в архівному підрозділі закладу:

   - для районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій -  5 років;

Відповідальний за роботу   з архівними документами                                      Леся ФЕДОРУК

        _____________________________________________________________________________________________                                                                                                   

_____________________________________________________________________________________________________________________

                                                                                                                                            ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                                                  Директор _______________ Ольга ЛИСАК

                                                                                                                                                                       ____________________ 20___ року

ПРОТОКОЛ 

14.11. 2018  № 2

смт. Квасилів

засідання експертної комісії

Голова - Семенюк Р.Ф.

Секретар - Федорук Л.В.

Присутні: члени експертної комісії

Порядок денний:

1.Про проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві закладу та упорядкування зберігання архівних документів (доповідає діловод Федорук Л.В.)

 2.Про підготовку документів, які підлягають знищенню та проведення утилізації документів, в яких завершені строки зберігання (доповідає бухгалтер Вишневська Р.П.)

 1. СЛУХАЛИ:

Федорук Л.В., яка ознайомила з інструкцію з діловодства  закладу дошкільної освіти, положенням про архів та експертну комісію.

ВИСТУПИЛИ:    

Семенюк Р.Ф., голова експертної комісії, яка засвідчила правильність оформ­лення документів та формування справ дошкільного навчального закладу, пра­вильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою справ дошкільного навчального закладу.

ВИРІШИЛИ:

Провести  експертизу  цінності документів, що утворилися в діловодстві закладу та упорядкувати зберігання архівних документів

2.СЛУХАЛИ:

Лисак О.М., яка зазначила, що після закінчення тимчасових і тривалих термінів зберігання документи можуть бути вилучені для знищення. Утім, законодавство забороняє знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності (ст. 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII, далі - Закон про НАФ; п. 2.13 Загальних положень Переліку № 578). Експертиза цінності документів - це всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду (частина перша ст. 1 Закону про НАФ ). Порядок проведення експертизи цінності документів регламентовано у розділі 5 Правил № 1000. Експертиза цінності документів в архіві організації здійснюється під методичним керівництвом відповідних державних архівних установ, архівних відділів міських рад, у зоні комплектування яких перебуває організація.

ВИСТУПИЛИ:

Вишневська Р.П., яка запропонувала підготувати документи, які підлягають знищенню та проведення утилізації документів, в яких завершені строки зберігання.

ВИРІШИЛИ:

Підготувати документи, які підлягають знищенню та проведення утилізації документів, в яких завершені строки зберігання

Голова                                                                                           Р.Ф. Семенюк

Секретар                                                                                       Л.В.Федорук