ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА

І. Загальні положення

 1. Інструкція з діловодства ЗДО (далі — Інструкція) — обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства ЗДО.

2. Інструкція встановлює єдині вимоги щодо створення документів і роботи з документами, а також порядок їх архівного зберігання.

 3. Дотримання вимог Інструкції є обов’язковим для працівників ЗДО

4. Директор ЗДО відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами.

5. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів відповідно до номенклатури справ відповідають працівники, які створюють ці документи .

За організацію діловодства та зберігання документів відповідають особи, призначені наказом директора ЗДО: у поточному діловодстві — діловод, в архіві — особа, відповідальна за ведення архіву в закладі. У їхніх посадових (робочих) інструкціях зазначають обов’язки, права та відповідальність.

6. Інструкція чинна до заміни її новою.

ІІ. Вимоги до створення та оформлення документів

1. Загальні вимоги

1. Документи ЗДО за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлені Національним стандартом ДСТУ 4163:2020.

2. Кожен документ має містити всі обов’язкові реквізити, розташовані у визначеному порядку: найменування ЗДО — автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс, заголовок до тексту, текст, підпис.

3. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом.

 4. Документи, які виготовляють за допомогою друкувальних засобів, оформлюють гарнітурою Times New Roman та шрифтом розміром 12-14 друкарських пунктів.

Для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа» використовують шрифт розміром 12 друкарських пунктів. Для друкування реквізиту «Назва виду документа» використовують розріджений шрифт розміром 16 друкарських пунктів.

Для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» використовують напівжирний прямий шрифт.

Текст документів на аркушах паперу формату А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядкових інтервали. Реквізити документа відокремлюють один від одного через подвійний міжрядковий інтервал. Реквізити «Найменування юридичної особи вищого рівня», «Найменування юридичної особи», «Назва виду документа» друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім реквізиту «Текст документа») — 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту документа перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його продовжують до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Під час оформлення документів дотримують таких відступів від межі лівого поля документа:

 – 10 мм — для абзаців у тексті;

 – 90 мм — для реквізиту «Адресат»;

– 100 мм — для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

– 125 мм — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

 Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ».

У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження (схвалення) документа перший гриф друкують без відступу від межі лівого поля, другий — через 100 мм від межі лівого поля.

 Якщо в тексті документа є посилання на додатки або на документ, що став підставою для його підготовки (видання), слова «Додаток» і «Підстава» друкують без відступу від межі лівого поля, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки пронумеровують. Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Першу сторінку не нумерують. Сторінки документа і кожного з додатків мають окрему нумерацію.

Тексти документів тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання друкують на лицьовому і зворотному боці аркуша.

5. ЗДО веде діловодство державною мовою. Документи оформлюють державною мовою.

2. Вимоги до бланків документів

1. Організаційно-розпорядчі документи ЗДО оформляють на бланках. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163:2020.

2. Зразки бланків розробляє експертна комісія, діловод закладу освіти.

 3. У ЗДО використовують такі бланки документів: накази, листи, протоколи, акти .

 4. Бланки виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки.

 5. На бланках документів ЗДО використовують такі реквізити: – найменування ЗДО — відповідно до Статуту ЗДО; – назва виду документа — не зазначають на листах; – дата документа; – реєстраційний індекс документа; – заголовок до тексту документа; – текст документа; – підпис. 6. У ЗДО використовуються поздовжні бланки.

 7. Бланки документів виготовляють на аркушах паперу формату A4: 210×297 мм та A5: 210×148 мм.

Використовують поля:

– ліве — 30 мм;

 – праве — 10 мм;

 – верхнє та нижнє — по 20 мм.

8. Не на бланках оформлюють деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ. Для таких документів створюють шаблони13.

3. Вимоги до печатки

1. Право на застосування печатки ЗДО із зазначенням найменування ЗДО та ідентифікаційного коду закріплюють у статуті ЗДО.

На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис директора ЗДО скріплюють печаткою ЗДО.

 2. Директор ЗДО застосовує штампи з повним найменуванням ЗДО та іншими реквізитами бланка. Штамп з повним найменуванням ЗДО використовують матеріально-відповідальні особи: завідувач господарства, комірник, каштелян.

 3. Відбиток печатки, що засвідчує підпис директора, ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи.

4. Печатку зберігають у сейфі, що надійно замикається, у кабінеті директора.

4. Вимоги до оформлення документів

1. Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів). Дату оформляють цифровим способом: 05.10.2022; 2022.01.21  тощо.

2. Під час реєстрації документа дату проставляють у лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку.

3. У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дату проставляє автор документа нижче підпису.

4. У разі погодження (схвалення) документа кількома особами (директор, голова ПК) або колегіальними органами ЗДО оформлюють відповідну кількість грифів погодження (схвалення). Якщо документ погоджують (схвалюють) дві посадові особи або два колегіальні органи юридичної особи (юридичних осіб), грифи погодження (схвалення) розміщують на одному рівні горизонтально, а якщо більше двох — на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.

 5. Затверджують управлінські документи особисто директор або наказом із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого так:

 ЗАТВЕРДЖУЮ

 Директор Квасилівського ЗДО  

____________   Ольга ЛИСАК

 06 січня 2022 р.

 

ЗАТВЕРЖЕНО

Наказ директора Квасилівського ЗДО

06 січня 2022 року № 5

 ЗАТВЕРЖЕНО

Протокол засідання педагогічної ради  Квасилівського ЗДО

06 січня 2022 року № 5

 6. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа з відступом 100 мм від межі лівого поля.

Складники грифу відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядкових інтервали. Якщо певний складник грифу займає більше одного рядка, друкують його в 1 міжрядковий інтервал.

7. Наказом директора ЗДО затверджують положення, інструкції з охорони праці та безпеки, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.

   Документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання: протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, посадові інструкції, програми, нормативи тощо затверджує директор ЗДО.

  8. Протоколи педагогічної ради підписує голова та секретар.

Документи, що склала комісія, підписують голова комісії і всі члени комісії.

Документи, що підлягають затвердженню (інструкції, положення, правила тощо), підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Накази підписує директор ЗДО. Наприклад:

 Директор Квасилівського ЗДО   Особистий пiдпис          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

                                                                                               (не на бланку)

Директор                                     Особистий пiдпис      Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

                                                                                               (на бланку)                                                                                                                                                                    

9. За відсутності директора ЗДО, найменування посади, власне ім’я і прізвище якої зазна чено в документі, його підписує особа, яка виконує його обов’язки.

Наприклад:

 Вихователь-методист       Особистий пiдпис                Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

     Під час підписання документа не ставлять прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади директора ЗДО додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа органу управління освітою.

Наприклад:

 В. о. директора                   Особистий пiдпис                      Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 10. Текст управлінського документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним, інформативним та відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

 11. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.

 12. Під час складання документів вживають діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

 13. Текст документа оформляють у вигляді суцільного зв’язного тексту, або анкети чи таблиці, або  поєднують ці форми.

 Суцільний зв’язний текст, як правило, складають з двох частин. У першій (вступній) частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа, у другій (заключній) частині — висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ після вступної частини може містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовують позицію закладу.

 14. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначають його реквізити у послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

 15. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумерують арабськими цифрами з крапкою, а підпункти — арабськими цифрами з дужкою.

Розділи нумерують римськими цифрами, а також в окремих випадках їх можна поділяти на глави.

 16. Протокол — документ, у якому фіксують перебіг засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.

Протоколи засідань педагогічної ради, інших колегіальних органів складають у стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксують лише ухвалені рішення без деталізації перебігу обговорення питання.

     Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і будують за схемою:

––для стислої форми протоколів: «СЛУХАЛИ — УХВАЛИЛИ»;

––для повної форми протоколів: «СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — УХВАЛИЛИ».

Після слова «СЛУХАЛИ» з нового рядка зазначають прізвище та власне ім’я кожного доповідача.

У повній формі протоколу після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксують виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюють у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та власних імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.

 17. Тексти виступів у протоколі викладають від третьої особи однини.

Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включають. Після відомостей про доповідача ставлять тире і зазначають «Текст доповіді додається до протоколу».

       Після слова «УХВАЛИЛИ» фіксують ухвалене рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на запитання: кому, що зробити і в який строк.

   Нумерацію протоколів засідань педагогічної ради ведуть в межах навчального року, протоколів виборних органів — у межах їх повноважень.

    Нумерацію протоколів ведуть окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.

Датою протоколу є дата проведення засідання.

 18. У листуванні застосовують форму викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини («Заклад не заперечує», «Заклад вважає за необхідне»).

У документах, складених директором ЗДО і адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовують форму викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).

 19. Директор ЗДО засвідчує копії документів, що створюють у закладі, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Директор Квасилівського ЗДО     Особистий пiдпис      Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

21.01.2022

Відбиток печатки

 Відмітку про засвідчення копії документа проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

20. Витяг зі службового документа виготовляють, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюють на загальному бланку закладу

із дотриманням таких вимог:

–– у назві виду документа зазначають: «витяг з наказу», «витяг з протоколу»;

––відтворюють повністю вступну частину (якщо вона є) службового документа;

–– з основної частини тексту документа виписують той пункт, інформація    якого необхідна;

––відтворюють реквізит «Підпис» (без особистого підпису);

––проставляють відмітку про засвідчення копії та відбиток печатки закладу.

Витяги з протоколів засвідчує секретар, який складає протоколи і здійснює їх зберігання, з наказів — директор ЗДО.

 

5. Вимоги до організації документообігу та визначення його обсягу

1. Діловод (або директор) опрацьовує документи, що надійшли до ЗДО, реєструє, передає директору або виконавцям.

 2. Документи, надіслані факсом та електронною поштою, реєструють окремо від інших вхідних документів. Це може бути електронна реєстрація або журнальна.

 3. Факт надходження документа до ЗДО обов’ язково фіксують, проставляючи на вхідних документах відмітку про його надходження до ЗДО. Відмітку проставлять від руки.

4. Під час реєстрації документів у ЗДО дотримують вимог:

––документи реєструють у журналах незалежно від способу їх доставки,  передачі чи створення;

––документи реєструють за документопотоками: вхідні, вихідні, внутрішні;

––документи реєструють лише один раз. Вхідні — у день надходження або не пізніше на ступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані — у день підписання або затвердження.

 5. За виконання документа відповідають особи, зазначені у наказі або резолюції директора ЗДО, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання у строки, вказані в документі.

 6. Контроль за виконанням документів здійснюють з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання директором ЗДО.

 7. Вихідні документи надсилають адресатам з використанням засобів поштового зв’язку або електрозв’язку. Реєструють у журналі вихідної документації.

 8. Документи, що надсилають одночасно одному і тому самому адресатові, вкладають в один конверт (упакування). На конверті зазначають адресу, за необхідності проставляють реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

 9. Реквізит «Адресат» може містити поштову адресу.

Наприклад:

                          Управління освіти Рівненського міськвиконкому

                                  Рівненської області

                                  вул. Соборна, буд. 30,

                                  м. Рівне, 33000

 

Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

Наприклад:

                                   Юрію Ковтонюку

                                   вул. Молодіжна, буд. 23,

                  смт Квасилів, Рівненський р-н, Рівненська обл.,

                                   35350